Comment préparer son dossier avant un rendez-vous avec son avocat

Cette préparation va aussi vous faire gagner des heures, et à votre avocat aussi, ce qui signifie diminuer les coûts.

Par exemple, si vous êtes confronté à une affaire de divorce, la présentation de vos actes notariés (contrat de mariage et actes de propriété) va permettre à l’avocat de faire un diagnostic beaucoup plus rapide et d’établir une stratégie.

Les clients qui ont préparé leur dossier avec soin obtiennent des résultats plus favorables que ceux qui ne le font pas.

En ayant tout de suite une vue d’ensemble, votre avocat peut mieux comprendre votre situation, ce qui lui permet de formuler très rapidement une stratégie juridique adaptée.

Ainsi, la préparation n’est pas simplement une étape, mais un levier essentiel pour maximiser vos chances de succès.

Préparer votre dossier avec soin peut également renforcer votre confiance lors de votre entretien avec l’avocat.

Par exemple, si vous êtes en litige commercial, être capable de présenter des contrats, des courriels échangés et des preuves de transactions vous permet non seulement de défendre votre position mais aussi de montrer à votre avocat que vous êtes engagé dans le processus et que vous avez compris en quoi consiste le litige.

Cette confiance se traduira par une communication plus efficace avec votre avocat, qui appréciera cette préparation et pourra ainsi répondre de manière plus précise et constructive à vos besoins juridiques.

Bien préparer votre dossier aidera l’avocat à s’appuyer sur des éléments concrets pour définir une stratégie.

Par exemple, si vous êtes en procès pour un accident de la route (sans parler des PV d’accident qui, la plupart du temps, ne vous sont pas accessibles), avoir des photos de la scène pris le jour de l’accident , va donner une approche plus concrète. Votre avocat ira certainement, pour compléter, chercher des photos sur Google Maps ;  il pourra ainsi donner une idée vivante de la configuration des lieux.

Si votre affaire est très technique, pensez à apporter des plans, des schémas.

Si c’est un dossier d’accident corporel, pensez à faire des photos à chaque stade de votre guérison. Il est très important de donner des représentations visuelles.

A l’inverse, sachez que les tribunaux refusent les enregistrements non pas parce qu’ils sont interdits (au pénal, tout est possible par exemple) mais parce qu’ils ne peuvent pas introduire dans leur ordinateur des supports externes : cela leur est interdit à cause des risques de virus informatiques. Si vous apportez à votre avocat un film ou un enregistrement, il ne pourra que le montrer en audience, où l’on dispose en général (sauf énorme affaire médiatisée) de peu de temps. Il faudrait donc que ce soit très, très court.

Sont essentiels les contrats, les actes de propriété, et les jugements antérieurs sur la même affaire.

N’oubliez pas non plus que devant un tribunal, les juges ne croient que ce qui est étayé par des documents ou des preuves.

Inutile de narrer votre affaire de A à Z chronologiquement, si aucune preuve ne peut être établie de ce qui est raconté.

L’avocat va vous demander si vous avez des témoins, et il va vous suggérer les documents que vous pourriez/devriez avoir ou pouvoir vous procurer, l’avocat va vous expliquer comme les obtenir. Si vous en avez déjà à l’avance, votre affaire aura déjà avancé avant même le premier rendez-vous.

Prenez le temps de vous assurer que toutes les versions des documents sont à jour.

Et vérifiez les dates !  Une erreur dans la datation d’un acte peut créer une confusion qui serait dommageable pour votre défense.

En rassemblant ces documents, pensez à les ranger pour faciliter leur consultation lors de la rencontre avec votre avocat.

Le meilleur rangement reste celui chronologique. Mais ne les numérotez pas et n’y mettez ni commentaire ni stabilo !

Il n’est pas possible de lister de manière exhaustive tous les documents dont vous aurez besoin. Cela dépend de la nature du dossier (accident de la circulation, incendie, harcèlement) et aussi des circonstances particulières vous concernant.

En fonction de votre dossier, c’est votre avocat qui devrait pouvoir les lister avant le rendez-vous, si vous lui avez expliqué votre cas en quelques mots au téléphone.

Faire cette liste avant le premier rendez-vous aura comme conséquence que vous y passerez moins de temps (et donc un coût moindre).

Pensez également tout de suite, lorsque vous avez un problème, à obtenir des témoignages écrits de tiers, qui peuvent corroborer vos dires.

Ou au moins à obtenir les coordonnées des tiers qui seraient d’accord pour témoigner (car un témoignage doit être rédigé avec soin, sinon il ne sert à rien).

Dans un litige, un témoignage impartial peut faire toute la différence ; imaginez une scène de film où un témoin clé apporte un nouvel éclairage sur une affaire en apportant sa vérité.

Ainsi, chaque attestation ou certificat doit être soigneusement collecté et présenté dans votre dossier afin d’étayer votre cause de manière solide.

Là encore c’est votre avocat qui va vous aider sur la manière dont les témoignages doivent être rédigés.

Mais votre rôle est de recueillir les coordonnées des témoins.

Pensez à la phase finale, lorsque l’avocat présentera le dossier au tribunal. Plus il y aura d’éléments visuels, plus votre dossier sera convaincant.

Pensez à vous faire une liste pense bête. Ne cherchez pas à classer les documents comme un avocat, ni à les numéroter. Car votre avocat ne les numérotera pas de la même manière.

Les documents doivent être vierges de numérotation, ne surlignez pas non plus.

Et ne vous cassez pas la tête pour classer : le classement chronologique est le meilleur au départ.

Au lieu d’apporter du papier, pensez à montrer vos documents à votre avocat avant le rendez-vous en lui envoyant des fichiers en PDF (Acrobat Reader).

Evitez les formats exotiques, et aussi de prendre des photos des documents page par page.

L’avocat qui reçoit 550 photos prises de travers et qui doit faire des collages, puis convertir en pdf est déjà au bord de la crise de nerf.

Prêtez attention au poids des documents. Inutile de scanner en couleur des documents écrits en noir et blanc …… et ne dépassez pas 200×300 dpi pour la résolution.

Si votre dossier est volumineux, évitez le mail : Google Drive ou Evernote permettent de stocker vos documents en ligne tout en les rendant accessibles de n’importe où, au besoin avec un code secret.

Evitez aussi de scanner ensemble 36000 documents différents, et ne faites pas non plus un fichier par page…
Chaque document doit être un fichier séparé et porter un nom qui permette de savoir ce qu’il contient. Evitez les « DOC 869553468» si cela est possible.

Toutes ces erreurs feraient de votre dossier un encombrement encore pire à traiter que du papier. Il existe même des logiciels (coûteux) pour essayer de remettre de l’ordre dans un tel dossier, mais cela représente tout de même beaucoup de temps perdu (et donc des coûts).

Orienter le dossier nécessite souvent d’être au clair avec soi-même. Y parvenir est beaucoup moins évident qu’il n’y parait.

L’avocat n’est pas un juge. Il ne faut pas lui « plaider » le dossier mais plutôt lui dire ce que vous voudriez obtenir. Soyez parfaitement à l’aise, l’avocat n’est pas là pour vous juger mais pour essayer d’obtenir ce que vous souhaitez, en toute légalité.

L’avocat a vu des milliers de situations et voit toutes sortes de clients. Il est formé pour vous comprendre et il peut tout entendre. Il garde un secret absolu. C’est tout l’intérêt de faire appel à un avocat. S’il a de l’expérience, Il peut même vous aider à comprendre et vous aider, sur le plan technique mais aussi sur le plan humain.

L’avocat va aussi vous aider, si ce n’est pas clair, à comprendre les objectifs des autres. Car même des affaires qui semblent seulement techniques ont souvent d’autres enjeux. Savoir les repérer est le sommet de l’art de la stratégie. Et c’est là aussi tout l’intérêt de faire appel à un avocat.

Catherine Marie KLINGLER
Avocat au Barreau de Paris